Capital Forum - Forum di Capital Security Srls

Buongiorno Dott. Favero, volevo chiederle come ci dobbiamo comportare nel caso in cui nello smart working il dipendente abbia la necessità di portare a casa o comunque di accedere a documenti (atti, certificati etc.) in formato cartaceo.
Grazie anticipatamente per la disponibilità.

Buongiorno e grazie per l'interessante quesito.
Cominciamo dicendo che il linea generale il lavoro a distanza dovrebbe avvenire in modalità "totalmente online", quindi trattando dati e documenti esclusivamente in formato elettronico, prediligendo le piattaforme in cloud che assicurano un buon livello di sicurezza e di protezione dei dati.
Nei rarissimi casi in cui risultasse indispensabile trattare anche documenti in formato cartaceo, a nostro avviso l'ipotesi di portare a casa gli atti e i documenti originali in formato cartaceo, non deve essere nemmeno lontanamente presa in considerazione.
Anche l'ipotesi di portare a casa delle fotocopie pone una serie di rischi, tra i quali il rischio che i documenti in formato cartaceo siano persi, rubati, o manomessi, con il rischio quindi che si verifichino delle violazioni dei dati, altresì dette data breach.
A nostro avviso la scelta meno rischiosa è quella di scansionare i documenti, e di inviarli poi all'indirizzo mail istituzionale del dipendente.
E' importante quest'ultima avvertenza, e cioè il fatto di inviare i documenti all'indirizzo mail istituzionale del dipendente e non ad un indirizzo "personale" del dipendente, perché in quest'ultimo caso la casella di posta elettronica potrebbe non essere nell'esclusiva diponibilità del dipendente, e in questo modo verrebbe compromessa la riservatezza dei dati.
Grazie e cordialità.